Khi bạn đi nghỉ, bạn sẽ chọn một khách sạn với những căn phòng có hệ thống bóng đèn tuýp và những bức tường màu xám ảm đạm? Hẳn bạn đã biết rõ câu trả lời. Thế nhưng, rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã quên mất những nguyên tắc đơn giản trong thiet ke van phong. Chính xác thì những công ty nhỏ thông minh và hoạt động tốt nhất đã làm như thế nào để sở hữu chiến lược thông minh biết cách sử dụng thiết kế văn phòng để khẳng định văn hóa doanh nghiệp của mình cũng như kích thích sức sáng tạo cho nhân viên? Turnstone, công ty chế tạo đồ nội thất gần đây đã đến thăm 19 doanh nghiệp nhỏ nhưng ấn tượng của nước Mỹ để tìm câu trả lời. Kevin Kuske, tổng giám đốc của Turnstone đã giải thích cách doanh nghiệp của bạn có thể học hỏi những cách thức thiết kế tuyệt vời nhất.
Hãy để nhân viên làm chủ không gian làm việc
Cho phép nhân viên của bạn mang những vật dụng cá nhân, bức ảnh gia đình (hoặc thậm chí cả những con thú cưng của họ) đến văn phòng. Điều này chẳng tốn của bạn đồng chi phí nào nhưng sẽ mang đến lợi ích ngay tức thì. Những vật dụng này không những thay đổi không khí buồn tẻ trong văn phòng của bạn mà còn cho phép đội ngũ của bạn được là chính họ ngay trong không gian làm việc và từ đó “bắt đầu xây dựng một cộng đồng”, ông Kuske nói. “Mọi người cư xử tự nhiên hơn, và điều này hiển nhiên rất có ích cho sự sáng tạo và bùng nổ ý tưởng. Khi bạn xây dựng được niềm tin trong các mối quan hệ và sẽ cảm giác thoải mái, con người sẽ giám mạo hiểm”
Để mọi người tự do chọn cách sáng tạo
Hãy để mọi người tự chọn những chiếc cốc uống cà phê, những vật dụng trên bàn làm việc của mình và cho họ quyền tự do chọn cách họ sáng tạo. “Một số người thích sử dụng màu sáp, một số người thích sử dụng máy vi tính, một số khác thích đứng dậy và viết lên tường. Nếu bạn bước vào một phòng họp với những tấm bảng trắng và quan sát, bạn sẽ thấy có một vài người, trừ khi bị bắt ép, họ sẽ không bao giờ viết lên tường. Có thể họ không cảm thấy thoải mái với kiểu chữ viết tay của mình hoặc hình ảnh cơ thể mình, hoặc cũng có thể họ không muốn quay lưng với mọi người. Nhưng nếu bạn đặt vài tờ giấy lên mặt bàn, họ sẽ bắt đầu vẽ” – Ý kiến của ông Kuske.
Hãy quên đi suy nghĩ mỗi người phải có một bàn
Bạn nghĩ rằng mỗi thành viên trong nhóm cần một bàn riêng? Thế thì hãy nghĩ lại! Ông Kuske cho biết, thế giới công nghệ đã mang đến cho mỗi người không gian sáng tạo riêng không bị giới hạn bởi không gian hữu hình, vật chất. “Nghiều người nghĩ rằng mỗi người cần một cái bàn, nhưng với công nghệ di động, khi bạn bước vào phần lớn các nơi làm việc, bao nhiêu bàn thực sự được sử dụng tại bất kỳ thời điểm nào? Không nhiều”, ông ấy nói. Theo kinh nghiệm của Turnstone, doanh nghiệp có thể bỏ đi 60% số bàn.
Chia văn phòng thành nhiều khu nhỏ
Hãy tìm một nhà quy hoạch đô thị và tư duy theo các khu. Kuske khuyên: “Giống như một thành phố tốt hay một nhà hàng tốt, chúng ta cần có những quận, khu vực nhỏ riêng biệt. Nếu tôi muốn nói chuyện, tôi ra đứng ở quầy ăn trưa bởi đó là nơi mọi người đến và nói chuyện. Nếu tôi cần một chút riêng tư, tôi sẽ đẩy hai chiếc ghế sofa lại gần nhau. Điều đó không chỉ tạo ra không gian tốt hơn mà còn mang đến những sự kết hợp tuyệt vời hơn bởi giờ đây, mọi người sẽ có những sự lựa chọn”. Một thành phố tốt luôn có rất nhiều khu vực nhỏ, tại sao một văn phòng lại không thể có?
Tận dụng sự náo nhiệt
Mật độ cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng, không chỉ liên quan đến tính hiệu quả của công việc. “Thử nghĩ khi bạn đến nhà hàng với chồng của mình. Sau đó, một cặp khác bước vào và họ ngồi ngay cạnh bạn. Bạn sẽ điều chỉnh giọng nói của mình đúng không? Bạn sẽ trở nên kín tiếng hơn cho đến khi nhà hàng trở nên bận rộn và náo nhiệt hơn. Điều tương tự cũng diễn ra trong các văn phòng làm việc. Nếu không gian văn phòng của bạn gồm nhiều người, mọi người có thể tự do nói chuyện và tương tác với nhau, bởi chính tiếng ồn lại cho họ một chút riêng tư cần thiết” – Kuske.
Để ý tới những công việc đòi hỏi sự tập trung
Không khí náo nhiệt rất tốt cho sự hợp tác, nhưng sẽ thế nào nếu ai đó cần ổn định vị trí và tập trung một cách im lặng trong một vài giờ đồng hồ? Kuske nghĩ rằng chủ những doanh nghiệp nhỏ có một vài lựa chọn để giải quyết vấn đề này: “Bạn sẽ phải nghĩ nơi nào có thể là điểm đến cho những người cần tập trung làm việc một mình trong một vài tiếng đồng hồ và những người khác không được làm phiền họ. Hoặc bạn sẽ phải chấp nhận sự thật rằng mọi người sẽ rời văn phòng để kiếm không gian nào đó riêng tư hơn”.
Trang trí văn phòng bằng vật dụng của chính công ty
Turnstone đã nhìn thấy tính hiệu quả của gợi ý này thông qua những chú gấu nhồi bông hoặc xe đua trong các công ty sản xuất ra nó. Bạn có thể lựa chọn bất cứ biểu tượng nào có thể đại diện và thể hiện tốt nhất mục tiêu bạn đang hướng tới hoặc sản phầm của công ty bạn. Thậm chí, bạn còn có thể dùng chính công việc của mình để trang trí, như công ty phát triển phần mềm Menlo Innovations ở Michigan đã làm.
Không nên quá vội vàng
Rất khó để thực sự thiết kế văn phòng của bạn trong những năm đầu khởi nghiệp, khi mà bạn có thể đang sử dụng chung văn phòng với những công ty, tổ chức khác. Nhưng bạn cần xác định sớm hình ảnh đại diện cho doanh nghiệp của mình cũng như những bản sắc văn hóa đặc trưng mà bạn muốn doanh nghiệp của mình được mọi người nhớ đến.
Nghiên cứu về con người
Làm thế nào để bạn có thể chọn được môi trường làm việc tốt nhất cho đội ngũ nhân viên của bạn? Hãy quên việc hỏi ý kiến của họ đi mà thay vào đó, hãy thử quan sát họ – Kuske gợi ý. “Vấn đề là nếu bạn hỏi, mọi người cũng không biết rằng họ có thể đưa ra lựa chọn và họ sẽ không đưa cho bạn câu trả lời thực sự. Nhưng nếu bạn quan sát cử chỉ và hành vi của họ, bạn sẽ nhận ra không ai sử dụng bốn điểm ở đó mà những chiếc băng ghế dài luôn được ‘chiếm dụng’. Từ đó, bạn sẽ tìm ra được câu trả lời cho mình”.
Không gian xanh và thế giới trò chơi
“Một trong những doanh nghiệp nhỏ mà chúng tôi tới thăm, họ đã thực hiện phỏng vấn các ứng cử viên tại chiếc bàn chơi bóng bàn. Họ đã cố gắng đặt con người vào những tình huống tách họ ra khỏi những bài nói chuyện khuôn mẫu” – Kuske nói. Trồng thêm cây, sử dụng thêm các nguyên liệu và ánh sáng tự nhiên là một sự thay đổi nữa sẽ tạo nên những thay đổi quan trọng và hiệu quả. Hơn nữa, ánh sáng tự nhiên còn mang đến những hiệu quả sức khỏe mang tính tích cực và có thể kích thích trí sáng tạo.
